Automazione per le domande a cui potrebbe rispondere anche dormendo.
Non futurismo. Ordinaria amministrazione. Automazioni specifiche e pratiche per il tempo che oggi va nel rispondere alla stessa domanda, confermare la stessa prenotazione e ritrascrivere la stessa richiesta in un campo diverso. Ognuna è definita attorno a un singolo compito e valutata su due cose: ore restituite, e richieste catturate.
Quindici minuti, senza presentazioni.
Le ore che vale la pena riprendersi.
La maggior parte delle aziende porta con sé una manciata di compiti che seguono sempre lo stesso copione. Raramente vale la pena assumere qualcuno per farli, quasi sempre vale la pena automatizzarli, il che li rende il tempo più conveniente che potrà mai riacquistare.
- Le domande più comuni ricevono risposta nel momento in cui vengono poste, a qualsiasi ora.
- Le prenotazioni si confermano da sole, si ricordano da sole e si seguono da sole.
- Le richieste arrivano dove devono arrivare, già riassunte.
Inizia con un audit, e l’audit può concludersi con un «meglio di no».
La prima sessione mappa dove va davvero il tempo ripetitivo, quasi mai dove ci si aspetterebbe. Esce con una lista ordinata, in cui le voci che Le consiglieremmo di saltare sono segnalate con la stessa chiarezza di quelle che costruiremmo.
Audit
Dove va davvero il tempo ripetitivo. Di solito non dove ci si aspetterebbe.
Raccomandazione
Una o due automazioni che vale la pena costruire, e altrettanto utilmente quelle che non lo vale.
Implementazione
Costruita, testata su casi reali e consegnata con un piano di riserva documentato.
Manutenzione
Facoltativa, nell’ambito del piano di manutenzione. Le automazioni traggono beneficio da un controllo regolare man mano che l’azienda cambia.
La lista ristretta nasce di solito da qui.
Nessuno le acquista tutte e nove. Ognuna è definita attorno a un singolo compito, costruita a sé stante e consegnata documentata, così può iniziare con una, vedere le ore tornare indietro, e decidere sulla successiva in seguito.
Audit di automazione
Una sessione di lavoro che mappa dove va davvero il tempo ripetitivo. Esce con una lista ordinata per impatto, comprese le voci per cui Le diremmo onestamente di non procedere.
Assistente per il sito
Un assistente in chat addestrato sui Suoi servizi, prezzi e domande. Risponde all’istante a qualsiasi ora, e passa le richieste reali con i dettagli già raccolti.
Cattura lead e follow-up
Ogni richiesta da ogni canale (sito, email, social) arriva in un unico posto, riceve una risposta immediata in linea con il brand, e attiva un promemoria di follow-up così nessuna resta in attesa.
Prenotazioni e promemoria
Pianificazione, conferme e messaggi di promemoria che mantengono l’agenda affidabile senza che nessuno debba toccare un calendario.
Automazione delle recensioni
Un lavoro finisce, e segue una richiesta di recensione cordiale con un link diretto. Le recensioni si accumulano silenziosamente mentre Lei prosegue con il lavoro.
Automazione back office
Preventivi redatti a partire dai dettagli della richiesta, fatture generate al completamento di un lavoro, e dati spostati tra gli strumenti che già utilizza. La ritrascrizione manuale, superata.
Assistenza ai contenuti
Flussi di bozze per post, risposte ed email, calibrati sulla voce del Suo brand, così «dovremmo pubblicare di più» diventa un pulsante invece di una buona intenzione.
Test, formazione e documentazione
Ogni automazione viene testata su casi reali, documentata in linguaggio semplice e consegnata con una guida pratica. Il Suo team la gestisce con sicurezza.
Monitoraggio e ottimizzazione
Le risposte migliorano, i casi limite vengono gestiti, e tutto ciò a cui l’assistente non dovrebbe rispondere viene inoltrato a una persona.
Definita in base a cosa succede quando le cose si complicano.
Sono le eccezioni a determinare il lavoro. Il percorso standard non è quasi mai la parte difficile.
Se non fa risparmiare ore reali, non la costruiamo.
Ogni automazione è definita attorno a un singolo compito e valutata su due cose: ore restituite e richieste catturate. Specifico e pratico batte impressionante e vago, sempre, ed è per questo che l’audit torna sempre con una lista di cosa costruire e una lista di cosa lasciare stare.
- Quanti processi vengono automatizzati, e quanto sono già standardizzati.
- Quali degli strumenti che già utilizza devono comunicare tra loro, e quanto facilmente lo permettono.
- Quanto dei Suoi contenuti esistenti può essere usato per addestrare l’assistente.
- Come vengono gestite le eccezioni. La parte interessante sono sempre le eccezioni.
- Se desidera che venga mantenuta in seguito o consegnata interamente.
Tutto viene definito e preventivato prima di firmare qualsiasi cosa. Il numero nasce da una chiamata, non da una pagina, perché un prezzo pubblico è sbagliato oppure una fascia così ampia da risultare inutile.
Quelle che le persone pongono prima di fidarsi di tutto questo.
Toglie dalle loro scrivanie le risposte ripetitive, così le persone che ha già dedicano il loro tempo al lavoro che richiede giudizio.
Lo dichiara e passa la mano a una persona. Preferiamo di gran lunga che segnali una lacuna piuttosto che improvvisare, e testiamo esattamente questo comportamento su casi reali prima che vada online.
Le diciamo con precisione quale servizio gestisce cosa, dove risiede e cosa conserva, per iscritto, prima di costruire qualsiasi cosa.
Ogni automazione viene fornita con un piano di riserva manuale documentato, e controlli continuativi sono disponibili nell’ambito del piano di manutenzione di Gestione del sito, se desidera averli.
Con cosa funziona meglio in abbinamento.
Inizi da dove va il tempo.
Ci dica il compito che ripete più spesso. Di solito è il primo da automatizzare, e il più soddisfacente da vedere sparire.